Вкладка "Заявки (форма)".
На этой вкладке представлены таблицы заявок.
Прежде всего о том, как устроена эта вкладка. Обычно заявка представляет из себя некую форму с общими данными (номер, название, дата составления, составители, адресат и т.д.). Затем эта форма наполняется необходимыми пунктами, для каждого из которых указывается своя информация : название, количество, № по каталогу, производитель и т.д. Подобным образом устроена и вкладка "Заявки" : она поделена на две таблицы. В верхней представлены формы заявок с общей информацией, а в нижней вы можете увидеть пункты, наполняющие эти заявки.
Алгоритм составления заявки очень простой : сначала вы создаете форму заявки, а затем наполняете ее пунктами. Включение пунктов в заявку максимально автоматизированно : на каждой вкладке программы (Снабжение, инструменты, приборы) есть кнопка "Включить это наименование в активную заявку", нажав на которую, вы перенесете выделенный пункт со всеми его данными в заявку. Об этом и многом другом подробно рассказывается ниже.
ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ ФОРМЫ ЗАЯВКИ
- "Название заявки" (длина - 255 символов)
- "Номер заявки" (длина - 100 символов)
- "Дата отправки"
- "Дата закрытия" (если применимо)
- "Дата отмены" (если применимо)
- "Кто составил" (длина - 255 символов)
- "Кому отправлена" (длина - 255 символов)
- "Срок исполнения" (в сутках, есть опция "срочно")
- "Категория" (длина - 255 символов) - вы можете создать свою собственную классификацию заявок
- "Дата и время последней правки" - служебная информация, когда последний раз вносились изменения в информацию о данном пункте
- "Примечания" - в это поле вы можете внести текст любой длины, связанный с данной заявкой
- "Фото" - одна фотография или картинка, связанная с заявкой (форматы JPEG и BMP)
РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ ЗАЯВОК
Работать с таблицей можно тремя способами : через главное меню, с помощью кнопок на инструментальной панели и посредством контекстного меню (правая кнопка мыши). Большинство функций в них дублируются - выбирайте наиболее удобный для вас способ.
- Выделение строки таблицы
- Новая заявка
- Правка заявки
- Дублирование заявки
- Удаление заявки из таблицы
- Привязка фотографии
- Примечания
- Карточка заявки
- Поиск
- Сортировка
- Подсветка полей таблицы
- Связать таблицы форм и пунктов заявок
- Активация заявки
- Нумерация пунктов заявки
- Печать
- Экспорт в Excel
- Экспорт в Open Office
- Открытие других таблиц
Выделение строки в таблице
Строчки в таблице выделяются символом "#" в самой первой левой колонке. Выделение может вам пригодиться при печати и экспорте в Excel или Open Office. Программа запоминает ваши метки, и при следующем запуске вы увидите их вновь. В главном и контекстном меню таблицы (правая кнопка мыши) есть пункты, позволяющие выделить всю таблицу, снять выделение со всей таблицы и обратить выделение. Помните, что эти функции работают только с видимыми в таблице строками, то есть учитывается поиск.
Новая заявка
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". При этом откроется отдельное окно ввода данных. Назначение полей и их максимальная длина (для символьных) описывается выше.
Расскажем о некоторых, возможно непонятных, элементах.
- Кнопки "Копировать" и "Вставить". Стандартные кнопки для работы с буфером обмена.
- Кнопка "Настройки". Вызывает окно настройки программы.
- Кнопка "Сделать значением по умолчанию". При ее нажатии значение в поле, рядом с которым она находится, заносится в раздел настроек "Редактор (значения по умолчанию)". А значит при создании следующей новой записи в таблице вместо пустого поля будет значение из настроек. Это удобно, когда вы забиваете изделия с повторяющимися данными, например : место хранения, заведование, производитель, что облегчает довольно трудоемкий процесс наполнения таблицы.
- Кнопки "Добавить фото" и "Убрать фото". Кнопка "Добавить фото" открывает диалоговое окно выбора картинки (форматы JPEG или BMP), которую вы можете "прикрепить" к изделию. По умолчанию поиск фото начнется с папки "Foto" каталога программы. Рекомендуется держать фотографии программы в ней. Обратите внимание, в таблице хранится только путь к фотографии, а не само фото. Поэтому, если вы переносите свои таблицы на другой компьютер, не забудьте скопировать и папку с фотографиями. Кнопка "Убрать фото" "отвязывает" картинку от изделия, но саму фотографию не удаляет. Если нужно, вы можете удалить ее вручную.
- Кнопка "Примечания". Она вызывает простейший редактор, где вы можете напечатать пояснения к изделию. На инструментальной панели этого окна есть кнопка "Открыть файл", с помощью которой можно загрузить готовый текст из файла.
Правка заявки
Функцию редактирования можно вызвать кнопкой на инструментальной панели, через главное меню - "Правка" и двойным кликом по строке таблицы. Откроется то же самое окно ввода данных, что и при внесении новой заявки в таблицу, где вы можете изменить информацию по заявке.
Дублирование заявки
Из года в год заявки повторяются, и чтобы облегчить создание новых, вы можете воспользоваться пунктом контекстного меню "Дублировать заявку под новым номером или названием" (правая кнопка мыши). Откроется все то же окно ввода данных, что и при внесении новой заявки в таблицу, где вы можете изменить необходимую информацию по заявке.
Удаление заявки из таблицы
Чтобы удалить запись из таблицы, воспользуйтесь кнопкой на инструментальной панели или главным меню - "Правка". Если в настройках (в разделе Разное) стоит галочка "Предупреждать при удалении", то программа будет запрашивать разрешение на удаление.
Показать фотографию
При нажатии этой кнопки на инструментальной панели откроется окно с фотографией, которую вы привязали к заявке. Если фотографии нет, кнопка будет перечеркнута красным крестиком. Само окно с картинкой можно не закрывать, тогда при перемещении по таблице будут меняться и фото (если они есть). Обратите внимание, фото можно привязать к заявке и отвязать из контекстного меню, не заходя в редактор заявок.
Рассмотрим назначение кнопок на инструментальной панели
- Кнопка "Закрепить фото в карточке". Как говорилось выше, при перемещении по таблице будут меняться и фото в соответствии с тем наименованием, где находится курсор. Но при желании вы можете "закрепить" фотографию текущей детали, нажав на эту кнопку.
- Кнопки "Растянуть по окну" и "Вид 100%". Они меняют вид отображения фото в окне. Обратите внимание, эти функции также можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши) и двойным кликом по картинке.
- Кнопка "Печать изображения". Она открывает окно предпросмотра печати.
В нижней части окна фотографии показан путь к ее файлу (как говорилось выше, в таблицу записывается только путь к фото). Как будет действовать программа, если мы перенесем ее вместе с картинками в другое место? Алгоритм такой : сперва она ищет фото по пути, который записан в таблице при редактировании. Если фотографии там нет, то она будет ее искать в папке "Foto" каталога программы. Поэтому, если вы сохраняли картинки для запасных частей в папке "Foto", перенос программы не приведет к необходимости исправлять путь к фото в редакторе.
Показать примечания
C помощью этой кнопки можно открыть отдельное окошко с примечаниями к заявке (если вы их не делали, то оно будет пустым). Здесь есть кнопка "Редактировать", которая откроет редактор, где можно внести необходимые изменения. Панель можно вызвать и при правке информации о заявке. Окно примечаний можно не закрывать, и данные в нем будут меняться в соответствии с положением курсора в таблице.
Карточка заявки
Каждому наименованию в таблице соответствует множество полей с информацией, но увидеть их все одновременно невозможно из-за ограниченной ширины экрана. Поэтому в программу введена отдельная карточка с полной информацией о заявке, включая примечания (если они есть). Само окно карточки можно не закрывать, тогда при перемещении по таблице будет меняться и информация. Как и в случае с карточкой фотографии, здесь есть кнопка "Закрепить наименование в карточке", которая "отвяжет" информацию в карточке от курсора в таблице.
Поиск
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Поиск" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет искать по самым разным полям таблицы. Пункт "Показать все" отменяет поиск и показывает все, что есть в таблице. Обратите внимание на панель статуса в нижней части таблицы, где отображается по какому полю был поиск. В программе есть режим "мягкого" поиска, то есть не учитывается строчные и прописные буквы, а поисковое слово может быть в любом месте значения поля, по которому идет поиск. Также игнорируются знаки препинания и пробелы.
Ввод поискового слова или фразы осуществляется в отдельном окне.
У поиска по дате то же есть отдельное окно.
Сортировка
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Сортировать" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет выстроить значения полей в нужном вам порядке. В панели статуса в нижней части таблицы вы всегда можете увидеть по какому полю была сортировка. При запуске программы сортировка всегда восстанавливается по номеру заявки.
Подсветка полей таблицы
Для большего удобства и информативности вы можете подсветить ячейки таблицы определенным цветом в зависимости от статуса заявки : активная - зеленый цвет, неотправленные - серый цвет, незакрытые - красный цвет, просроченные - желтый цвет, отмененные - черный цвет.
Связать таблицы форм и пунктов заявок
Таблица пунктов содержит пункты всех заявок, внесенных в базу данных. И при работе с одной конкретной заявкой пункты других заявок будут мешать воспринимать информацию. Чтобы устранить это неудобство, есть кнопка "Связать таблицу заявок и таблицу пунктов заявок". При ее нажатии в таблице пунктов останутся только те, что относятся к заявке, на которой в данный момент установлен курсор.
Активация заявки
Как говорилось выше, таблицу можно наполнить пунктами из любого места программы, нажав на кнопку "Включить этот пункт в активную заявку". Но данная функция будет работать только с активной заявкой. Активировать заявку можно кнопкой "Сделать эту заявку активной". Чтобы помнить, какая заявка сейчас активна, ее номер и название будут выведены в заголовок программы. Обратите внимание, активировать можно только неотосланную заявку. Для удобства вы можете подсветить в таблицах саму активную заявку и ее пункты (зеленый цвет).
Чтобы деактивировать заявку, отожмите кнопку "Сделать эту заявку активной".
Нумерация пунктов заявки
После того, как вы наполнили заявку пунктами, их нужно пронумеровать. Есть несколько способов сделать это, и все они вызываются кнопкой на инструментальной панели. Но сначала вам нужно активировать заявку, пункты которой вы хотите пронумеровать.
Чтобы процесс нумерации прошел без сбоев, программа отключит поиск в таблице заявок и свяжет ее с таблицей пунктов (если они не были связаны до этого). Рекомендуется отключить поиск и в таблице пунктов, чтобы видеть их все.
Первый вариант нумерации - сквозной. То есть номера пунктам будут присвоены в том порядке, как они идут в таблице. Вы можете перестроить порядок следования пунктов с помощью сортировки, а затем перенумеровать их опять.
Второй вариант нумерации - с переносом. В данном случае программа сначала произведет сквозную нумерацию, как в первом варианте, а далее вы можете поднимать или опускать пункты заявки с помощью стрелок. Если вы не отметите чек-бокс "Оставить сортировку по № пункта", то после завершения нумерации сортировка таблицы будет восстановлена.
Третий вариант нумерации - вручную в отдельной таблице. Здесь откроется отдельное окно с дублем таблицы пунктов, где вы сами сможете пронумеровать пункты заявки.
Печать
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и из пункта главного меню "Файл". Она позволяет распечатать таблицу. Обратите внимание, что на печать пойдут только те элементы, которые в данный момент отображаются в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
Экспорт в Excel
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Excel. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу Excel в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета или заявки.
Если на вашем компьютере нет Microsoft Excel, то программа выдаст сообщение "Нет доступа к серверу Excel". Возможен случай, когда Excel есть, но программа все равно выдает сообщение об ошибке. Такое может случиться, если после перезапуска системы (включения - выключения компьютера) Excel ни разу не запускался. Просто запустите Excel один раз (такое наблюдается на операционной системе Vista).
Существуют следующие варианты экспорта :
- Список заявок.
- На экспорт пойдет все, что отображается в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
- То же, но с учетом пометок.
- Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.
- Незакрытые, просроченные, отмененные.
- В данном случае на экспорт пойдут заявки, отвечающие вышеуказанным критериям.
- Учитывать поиск.
- Данный пункт меню является флажком (его можно отметить). Если он не отмечен, то на экспорт пойдут все заявки, находящиеся в таблице и подпадающие под критерий без учета поиска. Если вы хотите составить список заявок только из тех наименований, которые остались в таблице после поиска, отметьте этот пункт.
- Заявка вместе с пунктами.
- Будет сформирована шапка заявки вместе со всеми ее пунктами.
- Добавить префикс к № пункта.
- Еще один флажок, который вы можете отметить, если хотите, чтобы к номеру пункта что-то добавлялось.
- Настроить.
- Откроется окно, где можно настроить что и как будет добавляться к № пункта заявки.
Примечание : при экспорте учитывается сортировка.
Экспорт в Open Office
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Open Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Open Office Calc. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета или заявки.
Варианты экспорта такие же, как и при экспорте в Excel.
Открыть другую таблицу
Эту функцию можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши). По умолчанию программа загружает таблицу заявок из папки таблиц основного каталога программы (куда вы ее установили). Но вы можете загрузить таблицу из любого другого места на компьютере или флешке. Естественно, таблицы должны быть совместимы по структуре.
В этом случае вам будет полезен пункт настроек на вкладке "Разное" - "Отображать путь к файлу таблицы в строке состояния". Таким образом вы всегда будете знать с какой таблицей работаете.
Еще одна настройка на вкладке "Заявка (форма)" - "Загружать таблицу при запуске программы" позволит указать программе, какую таблицу загружать при следующем запуске : по умолчанию из папки таблиц основного каталога приложения или ту, которую вы открыли в другом месте.