Вкладка "Инструменты"
На этой вкладке представлена таблица инструментов и приспособлений.
ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ
- "Инструмент, приспособление" (длина - 255 символов)
- "Количество"
- "Место хранения" (длина - 255 символов)
- "№ по каталогу" (длина - 255 символов)
- "Заведование" - должность или лицо, ответственное за хранение и учет этого изделия (длина - 100 символов)
- "Производитель" (длина - 255 символов)
- "Технические характеристики" (длина - 255 символов)
- "Механизм, система" - оборудование или система, где данное наименование может быть использованно (длина - 255 символов)
- "Ключевое слово" - в это поле вы можете внести слова, по которым будет удобно искать данное изделие (длина - 255 символов)
- "Инвентарка" - включено ли данное наименование в инвентарную опись
- "Инвентарный №" - инвентарный номер наименования, если оно включено в инвентарную опись (длина - 100 символов)
- "Дата и время последней правки" - служебная информация, когда последний раз вносились изменения в информацию о данном наименовании
- "Примечания" - в это поле вы можете внести текст любой длины, связанный с данным изделием
- "Фото" - одна фотография или картинка, связанная с изделием (форматы JPEG и BMP)
РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ
Работать с таблицей можно тремя способами : через главное меню, с помощью кнопок на инструментальной панели и посредством контекстного меню (правая кнопка мыши). Большинство функций в них дублируются - выбирайте наиболее удобный для вас способ.
- Выделение строки таблицы
- Правка таблицы
- Удаление инструмента из таблицы
- Включение инструмента в заявку
- Фотография инструмента
- Примечания
- Детальная информация по инструменту
- Поиск
- Сортировка
- Отображение полей таблицы
- Печать
- Экспорт в Excel
- Экспорт в Open Office
- Открытие других таблиц
Выделение строки в таблице.
Строчки в таблице выделяются символом "#" в самой левой колонке. Это может вам пригодиться при печати и экспорте в Excel или Open Office. Программа запомнит ваши метки, и при следующем запуске вы увидите их вновь. В главном и контекстном меню таблицы (правая кнопка мыши) есть пункты, позволяющие выделить всю таблицу, снять выделение со всей таблицы и обратить выделение. Помните, что эти функции работают только с видимыми в таблице строками, то есть учитывается поиск.
Новая запись в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". При этом откроется отдельное окно ввода данных. Назначение полей и их максимальная длина (для символьных) описывается здесь. Расскажем о некоторых, возможно непонятных, элементах.
- Кнопки "Копировать" и "Вставить". Стандартные кнопки для работы с буфером обмена.
- Кнопка "Настройки". Вызывает окно настройки программы.
- Кнопка "Выбрать из списка". При ее нажатии откроется отдельное окно с таблицей из вкладки "Организации, поставщики, производители". Если там есть нужный вам производитель, вы можете его сразу выбрать, не печатая вручную.
- Кнопка "Сделать значением по умолчанию". При ее нажатии значение в поле, рядом с которым она находится, заносится в раздел настроек "Редактор (значения по умолчанию)". А значит при создании следующей новой записи в таблице вместо пустого поля будет значение из настроек. Это удобно, когда вы забиваете изделия с повторяющимися данными, например : место хранения, заведование, производитель, что облегчает довольно трудоемкий процесс наполнения таблицы.
- Чекбокс "Включить в инвентарку". Включать или нет данное наименование в инвентарную опись.
- Кнопки "Добавить фото" и "Убрать фото". Кнопка "Добавить фото" открывает диалоговое окно выбора картинки (форматы JPEG или BMP), которую вы можете "прикрепить" к инструменту. По умолчанию поиск фото начнется с папки "Foto" каталога программы. Рекомендуется держать фотографии программы в ней. Обратите внимание, в таблице хранится только путь к фотографии, а не само фото. Поэтому, если вы переносите свои таблицы на другой компьютер, не забудьте скопировать и папку с фотографиями. Кнопка "Убрать фото" "отвязывает" картинку от изделия, но саму фотографию не удаляет. Если нужно, вы можете удалить ее вручную.
- Кнопка "Примечания". Она вызывает простейший редактор, где вы можете напечатать пояснения к инструменту. На инструментальной панели этого окна есть кнопка "Открыть файл", с помощью которой можно загрузить готовый текст из файла.
Редактирование старой записи в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели, через главное меню - "Правка" и двойным кликом по строке таблицы. Откроется то же самое окно ввода данных, что и при внесении нового наименования в таблицу, где вы можете изменить информацию по инструменту.
Сменить для выделенных
В разделе главного меню "Правка" есть пункт "Сменить для выделенных". Он пригодится, когда нужно внести изменения сразу в несколько наименований в таблице. Например, при переносе Инструментов из одного места хранения в другое.
Удаление строки из таблицы.
Чтобы удалить запись из таблицы, воспользуйтесь кнопкой на инструментальной панели или главным меню - "Правка". Если в настройках (в разделе Разное) стоит галочка "Предупреждать при удалении", то программа будет запрашивать разрешение на эту операцию. Отдельно в главном меню "Правка" есть пункт "Удалить все выделенные". Он может пригодиться, когда надо стереть большое количество наименований сразу. Будьте осторожны с этой функцией, чтобы не удалить нужные записи.
Включить наименование в активную заявку
Эта функция поможет быстро составить заявку на снабжение. Достаточно выделить строчку с нужным наименованием и нажать на эту кнопку - инструмент со всеми его данными будет занесен в активную заявку. Вам останется только подкорректировать данные.
Показать фотографию.
При нажатии этой кнопки на инструментальной панели откроется окно с фотографией, которую вы привязали к инструменту. Если фотографии нет, кнопка будет перечеркнута красным крестиком. Само окно с картинкой можно не закрывать, тогда при перемещении по таблице будут меняться и фото (если они есть). Обратите внимание, фото можно привязать к наименованию и отвязать из контекстного меню, не заходя в редактор Инструмента.
Рассмотрим назначение кнопок на инструментальной панели
- Кнопка "Закрепить фото в карточке". Как говорилось выше, при перемещении по таблице будут меняться и фото в соответствии с тем наименованием, где находится курсор. Но при желании вы можете "закрепить" фотографию текущего инструмента, нажав на эту кнопку.
- Кнопки "Растянуть по окну" и "Вид 100%". Они меняют вид отображения фото в окне. Обратите внимание, эти функции также можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши) и двойным кликом по картинке.
- Кнопка "Печать изображения". Она открывает окно предпросмотра печати.
В нижней части окна фотографии показан путь к ее файлу (как говорилось выше, в таблицу записывается только путь к фото). Как будет действовать программа, если мы перенесем ее вместе с картинками в другое место? Алгоритм такой : сперва она ищет фото по пути, который записан в таблице при редактировании. Если фотографии там нет, то она будет ее искать в папке "Foto" каталога программы. Поэтому, если вы сохраняли картинки инструментов в папке "Foto", перенос программы не приведет к необходимости исправлять путь к фото в редакторе.
Показать примечания.
C помощью этой кнопки можно открыть в нижней части окна программы панель с примечаниями к инструменту (если вы их не делали, то она будет пустая). При двойном клике по этой панели откроется редактор, где можно внести необходимые изменения. Панель можно вызвать и при правке информации о наименовании. Поле примечаний можно не закрывать, и данные в нем будут меняться в соответствии с положением курсора в таблице.
Карточка наименования
Каждому наименованию в таблице соответствует множество полей с информацией, но увидеть их все одновременно невозможно из-за ограниченной ширины экрана. Поэтому в программу введена отдельная карточка с полной информацией о наименовании, включая примечания (если они есть). Само окно карточки можно не закрывать, тогда при перемещении по таблице будет меняться и информация. Как и в случае с карточкой фотографии, здесь есть кнопка "Закрепить наименование в карточке", которая "отвяжет" информацию в карточке от курсора в таблице.
Поиск.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Поиск" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет искать по самым разным полям таблицы. Пункт "Показать все" отменяет поиск и показывает все, что есть в таблице. Обратите внимание на панель статуса в самом низу окна программы, где отображается по какому полю был поиск. В программе есть режим "мягкого" поиска, то есть не учитывается строчные и прописные буквы, а поисковое слово может быть в любом месте значения поля, по которому идет поиск. Также игнорируются знаки препинания и пробелы.
Ввод поискового слова или фразы осуществляется в отдельном окне.
Сортировка.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Сортировать" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет выстроить значения полей в нужном вам порядке. В панели статуса в самом низу окна программы вы всегда можете увидеть по какому полю была сортировка. При запуске программы сортировка всегда восстанавливается по полю названия.
Отображение полей таблицы
Если вы не хотите, чтобы какие-то колонки таблицы отображались при работе с программой, вы можете их убрать через раздел "Вид" главного меню или меню кнопки "Показать/скрыть колонки". Размеры колонок также можно менять. Программа запомнит ваши предпочтения и при следующем запуске таблица будет иметь тот же вид.
Печать.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и из пункта главного меню "Файл". Она позволяет распечатать таблицу. Обратите внимание, что на печать пойдут только те элементы, которые в данный момент отображаются в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
Экспорт в Excel.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Excel. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу Excel в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета или заявки.
Если на вашем компьютере нет Microsoft Excel, то программа выдаст сообщение "Нет доступа к серверу Excel". Возможен случай, когда Excel есть, но программа все равно выдает сообщение об ошибке. Такое может случиться, если после перезапуска системы (включения - выключения компьютера) Excel ни разу не запускался. Просто запустите Excel один раз (такое наблюдается на операционной системе Vista).
Существуют следующие варианты экспорта :
- То, что видно в таблице.
- На экспорт идут только строки отображаемые в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
- То же, но с учетом пометок.
- Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.
- С разбивкой.
- Здесь все элементы разбиваются по блокам в соответствии с местом хранения. Это удобно, когда, например, вам нужен список инструментов по ящикам, где они хранятся. В настройках вы можете включить подсветку блоков.
- Включенные в инвентарку.
- Экспорт в Excel наименований, входящих в инвентарную опись.
Примечание : при экспорте учитывается сортировка.
Экспорт в Open Office
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Open Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Open Office Calc. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета или заявки.
Варианты экспорта такие же, как и при экспорте в Excel.
Открыть другую таблицу.
Эту функцию можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши). По умолчанию программа загружает таблицу инструментов из папки основного каталога программы (куда вы ее установили). Но вы можете загрузить таблицу из любого другого места на компьютере или флешке. Естественно, таблицы должны быть совместимы по структуре.
В этом случае вам будет полезен пункт настроек на вкладке "Разное" - "Отображать путь к файлу таблицы в строке состояния". Таким образом вы всегда будете знать с какой таблицей работаете.
Еще одна настройка на вкладке "Инструменты" - "Загружать таблицу при запуске программы" позволит указать программе, какую таблицу загружать при следующем запуске : по умолчанию из папки таблиц основного каталога программы или ту, которую вы открыли в другом месте.