Вкладка "Организации, поставщики, производители"
На этой вкладке представлена таблица с данными об организациях, поставщиках, производителях.
Обратите внимание, эта же таблица выводится в отдельном окне при работе с редакторами других вкладок. Инструкция к ней на этой страничке.
ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ
- "Название" (длина - 255 символов)
- "Адрес" (длина - 255 символов)
- "Страна" (длина - 100 символов)
- "Телефон, факс" (длина - 255 символов)
- "E-mail" - (длина - 255 символов)
- "Контактное лицо" (длина - 255 символов)
- "Род деятельности" - (длина - 255 символов)
- "Сайт компании" - (длина - 255 символов)
- "Примечания" - в это поле вы можете внести текст любой длины, связанный с данной организацией
РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ
Работать с таблицей можно тремя способами : через главное меню, с помощью кнопок на инструментальной панели и посредством контекстного меню (правая кнопка мыши). Большинство функций в них дублируются - выбирайте наиболее удобный для вас способ.
- Выделение строки таблицы
- Правка таблицы
- Удаление строки из таблицы
- Примечания
- Поиск
- Сортировка
- Отображение полей таблицы
- Печать
- Экспорт в Excel
- Экспорт в Open Office
- Открытие других таблиц
Выделение строки в таблице.
Строки в таблице выделяются символом "#" в самой первой короткой колонке. Выделение может вам пригодиться при печати и экспорте в Excel или Open Office. Программа запоминает ваши метки, и при следующем запуске вы увидите их вновь. В контекстном меню таблицы (правая кнопка мыши) есть пункты, позволяющие выделить всю таблицу, снять выделение со всей таблицы и обратить выделение. Помните, что эти функции работают только с видимыми в таблице строками, то есть учитывается поиск.
Новая запись в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". При этом откроется отдельное окно ввода данных. Назначение полей и их максимальная длина (для символьных) описывается выше.
Расскажем о некоторых, возможно непонятных, элементах.
- Кнопки "Копировать" и "Вставить". Стандартные кнопки для работы с буфером обмена.
- Кнопка "Примечания". Она вызывает простейший редактор, где вы можете напечатать пояснения к организации. На инструментальной панели этого окна есть кнопка "Открыть файл", с помощью которой можно загрузить готовый текст из файла.
Редактирование старой записи в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели, через главное меню - "Правка" и двойным кликом по строке таблицы. Откроется то же самое окно ввода данных, что и при внесении нового наименования в таблицу, где вы можете изменить информацию по организации.
Удаление строки из таблицы.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". Если в настройках (в разделе Разное) стоит галочка "Предупреждать при удалении", то программа будет запрашивать разрешение на удаление. Отдельно в главном меню "Правка" есть пункт "Удалить все выделенные". Он может пригодиться, когда надо стереть большое количество наименований сразу. Будьте осторожны с этой функцией, чтобы не удалить нужные записи.
Показать примечания.
C помощью этой кнопки можно открыть в нижней части окна программы панель с примечаниями к инструменту (если вы их не делали, то она будет пустая). При двойном клике по этому полю откроется редактор, где можно внести необходимые изменения. Его можно вызвать и при правке информации об изделии. Поле примечаний можно не закрывать, и данные в нем будут меняться в соответствии с положением курсора в таблице.
Поиск.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Поиск" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет искать по самым разным полям таблицы. Пункт "Показать все" отменяет поиск и показывает все, что есть в таблице. Обратите внимание на панель статуса в самом низу окна программы, где отображается по какому полю был поиск. В программе есть режим "мягкого" поиска, то есть не учитывается строчные и прописные буквы, а поисковое слово может быть в любом месте значения поля, по которому идет поиск. Также игнорируются знаки препинания и пробелы.
Ввод поискового слова или фразы осуществляется в отдельном окне.
Сортировка.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Сортировать" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет выстроить значения полей в нужном вам порядке. В панели статуса в самом низу окна программы вы всегда можете увидеть по какому полю была сортировка. При запуске программы сортировка всегда восстанавливается по полю названия.
Отображение полей таблицы
Если вы не хотите, чтобы какие-то колонки таблицы отображались при работе с программой, вы можете их убрать через раздел "Вид" главного меню или меню кнопки "Показать/скрыть колонки". Размеры колонок также можно менять. Программа запомнит ваши предпочтения и при следующем запуске таблица будет иметь тот же вид.
Печать.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и из пункта главного меню "Файл". Она позволяет распечатать таблицу. Обратите внимание, что на печать пойдут только те элементы, которые в данный момент отображаются в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
Экспорт в Excel.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Excel. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу Excel в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета.
Если на вашем компьютере нет Microsoft Excel, то программа выдаст сообщение "Нет доступа к серверу Excel". Возможен случай, когда Excel есть, но программа все равно выдает сообщение об ошибке. Такое может случиться, если после перезапуска системы (включения - выключения компьютера) Excel ни разу не запускался. Просто запустите Excel один раз (такое наблюдается на операционной системе Vista).
Существуют следующие варианты экспорта :
- То, что видно в таблице.
- Как и в случае с печатью, на экспорт идут только строки отображаемые в таблице, то есть учитывается поиск.
- То же, но с учетом пометок.
- Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.
Примечание : при экспорте учитывается сортировка. Это удобно, если вам нужно разбить заявку по какому-либо критерию (просто перед экспортом отсортируйте таблицу по нужному полю).
Экспорт в Open Office
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Open Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Open Office Calc. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу в заранее приготовленный шаблон какого-нибудь отчета.
Варианты экспорта такие же, как и при экспорте в Excel.
Открыть другую таблицу.
Эту функцию можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши). По умолчанию программа загружает таблицу организаций из папки основного каталога программы (куда вы ее установили). Но вы можете загрузить таблицу из любого другого места на компьютере или флешке. Естественно, таблицы должны быть совместимы по структуре.
В этом случае вам будет полезен пункт настроек на вкладке "Разное" - "Отображать путь к файлу таблицы в заголовке программы". Таким образом вы всегда будете знать с какой таблицей работаете.
Еще одна настройка на вкладке "Организации" - "Загружать таблицу при запуске программы" позволит указать программе, какую таблицу загружать при следующем запуске : по умолчанию из папки таблиц основного каталога программы или ту, которую вы открыли в другом месте.