Вкладка "ЗИП и снабжение"

На этой вкладке представлена таблица ЗИПа и снабжения.

ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ

  1. "Название" (длина - 255 символов)
  2. "Количество"
  3. "Место хранения" (длина - 100 символов)
  4. "№ по каталогу" (длина - 255 символов)
  5. "Заведование" - должность или лицо, ответственное за хранение и учет этой детали (длина - 40 символов)
  6. "Производитель" (длина - 250 символов)
  7. "Механизм (ключевое слово)" - в это поле вы можете внести слова, по которым будет удобно искать данное изделие (длина - 100 символов)
  8. "Минимальный запас" - количество изделий, ниже которого изделие автоматически попадает в заявку
  9. "Осталось до минимального запаса" - это количество прибавляется к минимальному запасу, чтобы изделие попало в заявку немного раньше, а ни когда оно уже кончилось
  10. "Примечания" - в это поле вы можете внести текст любой длины, связанный с данным изделием
  11. "Фото" - одна фотография или картинка, связанная с изделием (форматы JPEG и BMP)
Вкладка ЗИП и снабжение

РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ

Работать с таблицей можно тремя способами : через главное меню, с помощью кнопок на инструментальной панели и посредством контекстного меню (правая кнопка мыши). Большинство функций в них дублируются - выбирайте наиболее удобный для вас способ.

Выделение строки в таблице.

Строки в таблице выделяются символом "#" в самой первой короткой колонке. Выделение может вам пригодиться при печати и экспорте в Excel. Программа запоминает ваши метки, и при следующем запуске вы увидите их вновь. В контекстном меню таблицы (правая кнопка мыши) есть пункты, позволяющие выделить всю таблицу, снять выделение со всей таблицы и обратить выделение. Помните, что эти функции работают только с видимыми в таблице строками, то есть учитывается поиск.

Отображение полей таблицы.

Если вы не хотите, чтобы какие-то ненужные вам колонки таблицы отображались при работе с программой, вы можете их убрать через раздел "Вид" главного меню. Размеры колонок также можно менять, перетаскивая заголовки таблицы. Программа запоминает ваши предпочтения и при следующем запуске таблица будет отображаться в том же виде.

Меню отображения колонок

Новая запись в таблице.

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". При этом откроется отдельное окно ввода данных. Назначение полей и их максимальная длина (для символьных) описывается выше. Прежде чем вносить записи в таблицу, почитайте рекомендации.

Расскажем о некоторых, возможно непонятных, элементах.

Кнопка новой записи Окно редактора детали
  1. Кнопки "Копировать" и "Вставить". Стандартные кнопки для работы с буфером обмена.
  2. Кнопка "Настройки". Вызывает окно настройки программы.
  3. Кнопка "Выбрать из списка". При ее нажатии откроется отдельное окно с таблицей из вкладки "Организации, поставщики, производители". Если там есть нужный вам производитель, вы можете его сразу выбрать, не печатая вручную.
  4. Кнопка "Сделать значением по умолчанию". При ее нажатии значение в поле, рядом с которой она находится, заносится в раздел настроек "Редактор (значения по умолчанию)". А значит при создании следующей новой записи в таблице вместо пустого поля будет значение из настроек. Это удобно, когда вы забиваете изделия с повторяющимися данными, например : место хранения, заведование, производитель, что облегчает довольно трудоемкий процесс наполнения таблицы.
  5. Чекбокс "Контролировать ввод данных в таблицу". Если вы отметите этот пункт галочкой, то программа начнет следить, чтобы название вновь введенного изделия не совпадало с ранее занесенными в таблицу. Зачем это нужно, описывается здесь.
  6. Кнопки "Добавить фото" и "Убрать фото". Кнопка "Добавить фото" открывает диалоговое окно выбора картинки (форматы JPEG или BMP), которую вы можете "прикрепить" к изделию. По умолчанию поиск фото начнется с папки "Foto" каталога программы. Рекомендуется держать фотографии программы в ней. Обратите внимание, в таблице хранится только путь к фотографии, а не само фото. Поэтому, если вы переносите свои таблицы на другой компьютер, не забудьте скопировать и папку с фотографиями. Кнопка "Убрать фото" "отвязывает" картинку от изделия, но саму фотографию не удаляет. Если нужно, вы можете удалить ее вручную.
  7. Кнопка "Примечания". Она вызывает простейший редактор, где вы можете напечатать пояснения к изделию. На инструментальной панели этого окна есть кнопка "Открыть файл", с помощью которой можно загрузить готовый текст из файла.

Редактирование старой записи в таблице.

Кнопка редактора записи

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели, через главное меню - "Правка" и двойным кликом по строке таблицы. Откроется то же самое окно ввода данных, что и при внесении новой детали в таблицу, где вы можете изменить информацию по изделию.

Обратите внимание, если вы измените наименование детали, это "отвяжет" ее от таблицы полученного и потраченного снабжения, так как название изделия в них будет отличаться от главной таблицы. Поэтому программа спросит, что ей сделать:

Предупреждение
Изменить названия таких же деталей в таблицах полученного и использованного снабжения.
В этом случае программа изменит названия одноименных деталей в таблицах полученного и потраченного снабжения (если они есть). Если вы отслеживаете поступление и расход запасных частей и следите, чтобы названия изделий в основной таблице не повторялись, выберите этот пункт.
Изменить название в таблице ЗИПа, не меняя название в других таблицах.
Здесь программа просто поменяет название детали на новое.
Создать новую запись в таблице ЗИПа на основе этой.
Это то же самое, если бы вы нажали кнопку "Новое".
Вернуться в редактор.
Вы вернетесь в редактор, чтобы подумать.

Удаление строки из таблицы.

Кнопка удаления записи

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". Если в настройках (в разделе Разное) стоит галочка "Предупреждать при удалении", то программа будет запрашивать разрешение на удаление. Отдельно в главном меню "Правка" есть пункт "Удалить все выделенные". Он может пригодиться, когда надо стереть большое количество наименований сразу. Будьте осторожны с этой функцией, чтобы не удалить нужные записи.

Показать фотографию.

Кнопка Показать фото

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии откроется окно с фотографией, которую вы привязали к изделию. Если фотографии нет, кнопка будет неактивна. Само окно с картинкой можно не закрывать, тогда при перемещении по таблице будут меняться и фото (если они есть). Обратите внимание, фото можно привязать к детали и отвязать из контекстного меню, не заходя в редактор ЗИПа.

Окно с фотографией детали

В нижней части окна фотографии показан путь к ее файлу (как говорилось выше, в таблицу записывается только путь к фото). Как будет действовать программа, если мы перенесем ее вместе с картинками в другое место? Алгоритм такой : сперва она ищет фото по пути, который записан в таблице при редактировании. Если фотографии там нет, то она будет ее искать в папке "Foto" каталога программы. Поэтому, если вы сохраняли картинки для запасных частей в папке "Foto", перенос программы не приведет к необходимости исправлять путь к фото в редакторе.

Показать примечания.

Кнопка и панель с примечаниями

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии в нижней части окна программы появится поле с примечаниями к изделию (если вы их не делали, то поле будет пустое). При двойном клике по этому полю откроется редактор, где можно внести необходимые изменения. Его можно вызвать и при правке информации об изделии. Поле примечаний можно не закрывать, и данные в нем будут меняться в соответствии со строкой таблицы.

Окно редактора примечаний

Детальная информация.

Кнопка детальной информации по изделию

Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии появится окно с полной информацией по изделию, включая фотографию и примечания (если они есть). Фактически, это окно - предварительный просмотр перед печатью.

Поиск.

Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Поиск" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет осуществлять поиск по самым разным полям таблицы. Пункт "Показать все" отменяет поиск и показывает все, что есть в таблице. Обратите внимание на панель статуса в самом низу окна программы, где отображается по какому полю был поиск. В программе реализован "мягкий" поиск, то есть не учитывается строчные и прописные буквы, а поисковое слово может быть в любом месте значения поля, по которому идет поиск.

Варианты поиска

Ввод поискового слова или фразы осуществляется в отдельном окошке.

Окно поиска

Еще один интересный пункт - "Которые заканчиваются". В этом случае в таблице будут показаны изделия, количество которых меньше минимального запаса + осталось до минимального запаса. Эти две цифры вы можете задать при редактировании данных об изделии.

Сортировка.

Варианты сортировки

Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Сортировать" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет выстроить значения полей в нужном вам порядке. В панели статуса в самом низу окна программы вы всегда можете увидеть по какому полю была сортировка. При запуске программы сортировка всегда восстанавливается по полю названия.

Показать окно полученного ЗИПа.

Кнопка окна полученного ЗИПа

Это окно можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии выводится отдельное окно с таблицей полученного ЗИПа и снабжения. О ней рассказывается в другом разделе. Окно можно не закрывать.

Показать окно установленного ЗИПа.

Кнопка окна установленного ЗИПа

Это окно можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии выводится отдельное окно с таблицей потраченного ЗИПа и снабжения. О ней рассказывается в другом разделе. Окно можно не закрывать.

Печать.

Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и из пункта главного меню "Файл". Она позволяет распечатать таблицу. Обратите внимание, что на печать пойдут только те элементы, которые в данный момент отображаются в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка. На печать идут не все колонки, а только название, № по каталогу, количество и место хранения. В диалоговом окне печати есть кнопка "Save Report" (сохранить отчет), с помощью которой вы можете экспортировать таблицу в формат qrp или обычный текстовый файл txt.

Варианты вызова печати

Пункт "Печать с учетом пометок". Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.

Экспорт в Excel. Заявка на ЗИП.

Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Excel. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу Excel в приготовленный заранее шаблон какого-нибудь отчета или заявки.

Если на вашем компьютере нет Microsoft Excel, то программа выдаст сообщение "Нет доступа к серверу Excel". Возможен случай, когда Excel есть, но программа все равно выдает сообщение об ошибке. Такое возможно, когда после перезапуска системы (включения - выключения компьютера) Excel ни разу не запускался. Просто запустите Excel один раз (такое наблюдается на операционной системе Vista).

Варианты вызова экспорта в Excel

Существуют следующие варианты экспорта :

То, что видно в таблице.
Как и в случае с печатью, на экспорт идут только строки отображаемые в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка. На экспорт идут следующие поля таблицы : наименование, количество, производитель, № по каталогу, где хранятся.
То же, но с учетом пометок.
Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.
С разбивкой по месту хранения.
Здесь все элементы разбиваются по блокам в соответствии с местом хранения. В заголовке блока будет название такого места. Это удобно, когда, например, вам нужен список запасных частей по ящикам, где они хранятся. В настройках вы можете задать цвет блоков.
Заявка на ЗИП.
В данном случае на экспорт пойдут изделия, у которых количество меньше, чем сумма минимального запаса и допуска до минимума. На экспорт идут следующие поля таблицы : наименование, производитель, № по каталогу, сколько требуется.
То же, но с учетом пометок.
Здесь к вышеуказанному критерию добавляются метки строк таблицы.
Составлять заявку с учетом поиска.
Данный пункт меню является флажком (его можно отметить). Если он не отмечен, то в заявку пойдут все изделия, находящиеся в таблице и подпадающие под критерий без учета поиска. Если вы хотите составить заявку только из тех деталей, которые остались в таблице после поиска, отметьте этот пункт.

Примечание : при экспорте учитывается сортировка.

Сменить место хранения для выделенных.

Эту функцию можно вызвать из пункта главного меню "Правка". Возможна ситуация, когда большое количество изделий переносится из одного места в другое. Чтобы вручную не исправлять место хранения в редакторе, выделите соответствующие детали, а затем выберите пункт главного меню "Правка - ЗИП - Сменить место хранения для выделенных". Откроется окно ввода, где можно напечатать новое место.

Пункты меню смены для выделенных

Сменить ключевое слово для выделенных.

Эту функцию можно вызвать из пункта главного меню "Правка". Та же ситуация, но для ключевых слов.

Открыть другую таблицу.

Эту функцию можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши). По умолчанию программа загружает таблицу ЗИПа из папки "Tables\Zip_table" основного каталога программы (куда вы ее установили). Но вы можете загрузить таблицу из любого другого места на компьютере или флешке. Естественно, таблицы должны быть совместимы по структуре.

Пункт меню Открыть другую таблицу

В этом случае вам будет полезен пункт настроек на вкладке "Разное" - "Отображать путь к файлу таблицы в заголовке программы". Таким образом вы всегда будете знать с какой таблицей работаете.

Еще одна настройка на вкладке "Зип" - "Загружать таблицу при запуске программы" позволит указать программе, какую таблицу загружать при следующем запуске : по умолчанию из папки "Tables\Zip_table" основного каталога программы или ту, которую вы открыли в другом месте.