Вкладка "Организации, поставщики, производители"
На этой вкладке представлена таблица с данными об организациях, поставщиках, производителях.
Обратите внимание, эта же таблица выводится в отдельном окне при работе с редакторами других вкладок. Инструкция к ней на этой страничке.
ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ
- "Название" (длина - 255 символов)
- "Адрес" (длина - 255 символов)
- "Город" (длина - 100 символов)
- "Телефон, факс" (длина - 150 символов)
- "E-mail" - (длина - 50 символов)
- "Контактное лицо" (длина - 255 символов)
- "Род деятельности" - (длина - 250 символов)
- "Сайт компании" - (длина - 100 символов)
- "Примечания" - в это поле вы можете внести текст любой длины, связанный с данной организацией
РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ
Работать с таблицей можно тремя способами : через главное меню, с помощью кнопок на инструментальной панели и посредством контекстного меню (правая кнопка мыши). Большинство функций в них дублируются - выбирайте наиболее удобный для вас способ.
- Выделение строки таблицы
- Отображение полей таблицы
- Правка таблицы
- Удаление строки из таблицы
- Примечания к организации
- Поиск
- Сортировка
- Печать
- Экспорт в Excel
- Открытие других таблиц
Выделение строки в таблице.
Строки в таблице выделяются символом "#" в самой первой короткой колонке. Выделение может вам пригодиться при печати и экспорте в Excel. Программа запоминает ваши метки, и при следующем запуске вы увидите их вновь. В контекстном меню таблицы (правая кнопка мыши) есть пункты, позволяющие выделить всю таблицу, снять выделение со всей таблицы и обратить выделение. Помните, что эти функции работают только с видимыми в таблице строками, то есть учитывается поиск.
Отображение полей таблицы.
Если вы не хотите, чтобы какие-то ненужные вам колонки таблицы отображались при работе с программой, вы можете их убрать через раздел "Вид" главного меню. Размеры колонок также можно менять, перетаскивая заголовки таблицы. Программа запоминает ваши предпочтения и при следующем запуске таблица будет отображаться в том же виде.
Новая запись в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". При этом откроется отдельное окно ввода данных. Назначение полей и их максимальная длина (для символьных) описывается выше.
Расскажем о некоторых, возможно непонятных, элементах.
- Кнопки "Копировать" и "Вставить". Стандартные кнопки для работы с буфером обмена.
- Кнопка "Примечания". Она вызывает простейший редактор, где вы можете напечатать пояснения к организации. На инструментальной панели этого окна есть кнопка "Открыть файл", с помощью которой можно загрузить готовый текст из файла.
Редактирование старой записи в таблице.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели, через главное меню - "Правка" и двойным кликом по строке таблицы. Откроется то же самое окно ввода данных, что и при внесении новой организации в таблицу, где вы можете изменить информацию по инструменту.
Удаление строки из таблицы.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели или через главное меню - "Правка". Если в настройках (в разделе Разное) стоит галочка "Предупреждать при удалении", то программа будет запрашивать разрешение на удаление. Отдельно в главном меню "Правка" есть пункт "Удалить все выделенные". Он может пригодиться, когда надо стереть большое количество наименований сразу. Будьте осторожны с этой функцией, чтобы не удалить нужные записи.
Показать примечания.
Эту функцию можно вызвать кнопкой на инструментальной панели. При ее нажатии в нижней части окна программы появится поле с примечаниями к организации (если вы их не делали, то поле будет пустое). При двойном клике по этому полю откроется редактор, где можно внести необходимые изменения. Его можно вызвать и при правке информации об организации. Поле примечаний можно не закрывать, и данные в нем будут меняться в соответствии со строкой таблицы.
Поиск.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Поиск" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет осуществлять поиск по самым разным полям таблицы. Пункт "Показать все" отменяет поиск и показывает все, что есть в таблице. Обратите внимание на панель статуса в самом низу окна программы, где отображается по какому полю был поиск. В программе реализован "мягкий" поиск, то есть не учитывается строчные и прописные буквы, а поисковое слово может быть в любом месте значения поля, по которому идет поиск.
Ввод поискового слова или фразы осуществляется в отдельном окошке.
Сортировка.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели, из пункта главного меню "Сортировать" и контекстного меню (правая кнопка мыши). Она позволяет выстроить значения полей в нужном вам порядке. В панели статуса в самом низу окна программы вы всегда можете увидеть по какому полю была сортировка. При запуске программы сортировка всегда восстанавливается по полю названия.
Печать.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и из пункта главного меню "Файл". Она позволяет распечатать таблицу. Обратите внимание, что на печать пойдут только те элементы, которые в данный момент отображаются в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка. На печать идут не все колонки, а только название, город с адресом, телефоны, e-mail, сайт. В диалоговом окне печати есть кнопка "Save Report" (сохранить отчет), с помощью которой вы можете экспортировать таблицу в формат qrp или обычный текстовый файл txt.
Пункт "Печать с учетом пометок". Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк. Пункт "Печать визитки" - он выводит окно с полной информацией об организации, включая примечания (если они есть). Фактически, это предварительный просмотр перед печатью.
Экспорт в Excel.
Эту функцию можно вызвать из меню кнопки на инструментальной панели и контекстного меню (правая кнопка мыши). Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office, вы можете экспортировать данные таблицы в Excel. При этом запустится сама программа, и вы увидите результат экспорта в ее окне. Далее вы можете скопировать полученную таблицу Excel в приготовленный заранее шаблон.
Если на вашем компьютере нет Microsoft Excel, то программа выдаст сообщение "Нет доступа к серверу Excel". Возможен случай, когда Excel есть, но программа все равно выдает сообщение об ошибке. Такое возможно, когда после перезапуска системы (включения - выключения компьютера) Excel ни разу не запускался. Просто запустите Excel один раз (такое наблюдается на операционной системе Vista).
Существуют следующие варианты экспорта :
- То, что видно в таблице.
- Как и в случае с печатью, на экспорт идут только строки отображаемые в таблице, то есть учитывается поиск и сортировка.
- То же, но с учетом пометок.
- Здесь, дополнительно, учитываются и метки строк.
Открыть другую таблицу.
Эту функцию можно вызвать из контекстного меню (правая кнопка мыши). По умолчанию программа загружает таблицу организаций из папки "Tables\Firms_table" основного каталога программы (куда вы ее установили). Но вы можете загрузить таблицу из любого другого места на компьютере или флешке. Естественно, таблицы должны быть совместимы по структуре.
В этом случае вам будет полезен пункт настроек на вкладке "Разное" - "Отображать путь к файлу таблицы в заголовке программы". Таким образом вы всегда будете знать с какой таблицей работаете.
Еще одна настройка на вкладке "Организации" - "Загружать таблицу при запуске программы" позволит указать программе, какую таблицу загружать при следующем запуске : по умолчанию из папки "Tables\Firms_table" основного каталога программы или ту, которую вы открыли в другом месте.